LINE WORKSで働き方が変わる

プライベートにコミュニケーションツールとしてすっかりおなじみのLINE。「仕事でも使えたら・・・」そんな思いにこたえて誕生したのが、ビジネスチャット「LINE WORKS」だ。LINEと同じ使いやすさで、年齢や個人のITリテラシーに問わず、その手軽さが売り。

九州、中・四国でタピオカ店「Tea Way」を16店舗展開する㈱シェイクハンズ（福岡市）もLINE WORKS導入により社内コミュニケーションの活性化に成功した企業の一つ。

また、LINE WORKSの代理店として全国最高ランクの販売実績を誇る㈱USEN Smart Worksとのトップ対談を通して、社内コミュニケーションの在り方、LINE WORKSの可能性を探った。

ビジネスチャットで報連相が完結

大下　LINE WORKSを導入していただき１年。現在５８人で利用されていますね。

北﨑　社員と各店舗のメンバーで活用しています。店舗間が離れているので、従業員が増えるにつれ、情報共有が難しく一元化の必要性に迫れて無料のサービスを利用していましたが終了してしまい有償サービスを導入しました。ただ、スケジュール機能はうまく使えていたものの、情報を拾いにいかなければならなく、見落としがあったり、細かな機能を使えなかったり、うちには適さなかったのです。そんな時、経営者仲間から聞いてLINE WORKSの存在を知り、以前からお世話になっているUSENさんに詳しく説明いただきました。これまでも個人のLINE併用で従業員同士のやり取りはありましたが、そこには〝オンオフの境目が付けづらい〟〝個人ＩＤを教えるのに抵抗がある〟などの課題もあったので分けられることが非常に良かったです。また、LINEと同じ感覚で操作性も高く、実際にアプリを入れてメンバーに招待した社員は、ログインするだけの簡単な作業で、全員が開くまでにさほど時間は要しませんでした。

大下　シェイクハンズさんのように、これまでグループウェアの活用がうまくできていなかった企業さんでもLINE WORKSを入れると利用を開始した当日に８割以上がログインするといった結果も出ています。開設までの時間がすごく短い。パソコンでもスマホでも利用でき、その手軽さが売りなんです。

また、LINE WORKSを使うことでオフィシャルな連絡だと認識できるので、受ける側のストレスも減るでしょうし、既読者を特定できるため〝誰が読んだか分からない〟〝ちゃんと読んでくれたかな〟など情報のやり取りで生じていた管理者側のストレスも軽減されます。

北﨑　確かに。ただ、〝休みの日は仕事の連絡だから見ない〟ということもありますよ(苦笑)。そこは良い意味で区別ができているのでしょう。

我々も導入して間もない頃は、LINEと同じ仕様のトーク機能を頻繁に利用していましたが、運用していくうちに、重要事項や各店舗紹介などの社内報は掲示板機能をもつホームに。グループで話し合った内容を議事録替わりとしてノートに。情報収集に関してはアンケート機能といったすみ分けをして想定以上に活用の幅は広がっています。

大下　おっ、それはどんなアンケートを出されているか興味ありますね。

北崎　最近で言うと、コロナによって自粛、休暇を望むか。一方で稼ぎたいという従業員の意思確認に使ったり。レジ袋有料化を周知したり。総務や販促面の情報収集で使うことが多く、アンケート回収率は100％です。

もともと部門会議を開く慣習がなかった当社にとって、テーマごとに日々議論ができるのですり合わせしやすくなりました。やはり、タイムリーに議論して判断でき、それを共有できることが良いですね。

会議いらず？現場が見える！仕事が進む！

大下　北崎さんは、どの部屋にも所属しているのですか。

北崎　あらゆるグループに８割以上ですかね。1日100件を超えるような通知もあり、スマホを頻繁に見ていますが、それ自体にはまったくストレスを感じていません。むしろ、互いの距離が近くなったことがLINE WORKSを導入して一番得られたものだと。店舗からの問題、小さな課題も出やすくなり、結果、スピーディーな対応に繋がっています。うちの理想としては、報告・連絡・相談がLINE WORKSで手軽に完結できることですから。

あっ、今もこの間に３０件以上の通知がきています(笑)。

大下　すごく良い状態です。内線以上電話未満みたいとこがあって、特に若い子はチャット上であれば踏み込んだことも話しますよね。

北﨑さんの業務量を考えると、あらゆる事柄に分けたグループを作ってみるのが良いかもしれません。例えば、トラブルやクレーム時の部屋。社員研修用の部屋など。事例が蓄積されることでのマニュアルができ、動画も投稿できるので情報整理により便利になると思います。

北﨑　それは良い案ですね。早速取り入れてみます。うちも確実にコミュニケーションの幅は利かせられるようになりましたが、包括的に使うまでに至っていないようで、うまく生かせることが課題ですね。ありがとうございます。

大下　LINE WORKSはまずトークを開き既読管理をする。これだけで役割を果たすところに良さがあります。現状の使い方で十分ですが、北﨑さんの活用法はさらにコストパフォーマンスが上がっています。活用法にマニュアルはなく、我々もお客様から聞いて学ぶことが多いです。これからはマネジメント側の傾聴力が試される時代。北﨑さんのように、伝え方の引き出しをもっていることが武器になると思います。

北﨑　従業員の平均年齢は２０代前半で、若い子たちにはマッチしているところが多く使いやすいです。福岡も多店舗展開する飲食店オーナーが多くぜひお勧めしたいですね。ちなみに当店は６０種以上のタピオカを揃えています。

大下　いろいろな話をしていたら、タピオカ飲みたくなりました。今度ぜひ伺います！

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